Prévoir l’imprévu

planification

Examinons aujourd’hui comment nous gérons la planification. Nous sommes souvent incroyablement optimistes lorsque nous tentons d’estimer et de planifier une tâche. Nous extrapolons à partir d’une tendance que nous croyons percevoir. Nous tirons des conclusions à partir d’une sélection d’exemples tellement restreinte qu’on ne peut logiquement en tirer une conclusion pertinente ou représentative. Nous sous-estimons régulièrement l’effort requis pour compléter une tâche complexe.

De plus, dans certaines situations, nous sommes sujets à nous tromper magistralement lorsque nous tentons d’estimer le taux de probabilité qu’un événement particulier se produise.

Des études ont démontré que nous allons sous-estimer la probabilité que des événements pourtant plausibles surviennent. Nous allons d’autre part surestimer la probabilité d’un événement ou résultat qui n’a pourtant que très peu de chances de se produire.

On dit souvent que les optimistes sont ceux qui accomplissent les choses dans la vie. Il y a pourtant un problème lorsque cet optimisme nous amène à ne pas évaluer les choses objectivement.

Une étude réalisée en 2000, a demandé à ses participants de faire une prédiction sur la durée d’un projet ou d’une tâche, en envisageant le meilleur scénario possible, sans aucune embûche pour ralentir la progression. On leur a ensuite demandé de prévoir la durée réaliste et raisonnable de ce même projet. Étonnamment, les sujets ont donné deux prévisions identiques.

Lorsque l’on demande aux gens d’envisager un scénario réaliste, ils prédisent que tout se déroulera exactement comme prévu, sans retard imprévu et sans catastrophe imprévisible.

Pourtant, en réalité, le déroulement et les résultats sont rarement aussi facile que ce que l’on prévoit.

Pour éviter cette tendance à ne pas prévoir les obstacles et à être trop confiants dans nos prévisions, il faut s’efforcer d’examiner la chose d’un point de vue extérieur plutôt qu’intérieur.

Lorsque nous faisons une prévision, nous pensons aux particularités de la tâche à accomplir et nous construisons un scénario du déroulement du processus pour compléter le travail. Ceci est ce que nous appelons la planification, mais c’est aussi notre vision interne du processus. Cela ne tient pas compte des délais imprévus ni des problèmes susceptibles d’enrouer le mécanisme. Nous tenons rarement compte de la Loi de Murphy (Si une chose peut mal tourner, elle va infailliblement mal tourner).

Si l’on examine un projet ou une tâche de l’extérieur, nous évitons alors délibérément de considérer les particularités et les étapes du projet, pour nous concentrer uniquement sur le temps que des projets ou tâches globalement similaires ont pris pour être complétés dans le passé.

Cela peut être difficile à faire car nous préférons instinctivement la vision interne qui contient beaucoup plus de détails et nous croyons à tort que nous ferons une meilleure estimations de la durée en tenant compte de tous les données.

Ce n’est pourtant pas le cas. Pensons aux estimés que nous donnent les entrepreneurs pour des travaux de rénovation. Ils détaillent toutes les tâches en y indiquant le temps requis pour arriver à un chiffre puis il citent les complications inattendues lorsqu’inévitablement les travaux se retrouvent hors délais.

Les résultats passés sont beaucoup plus pertinents car ils sont basés sur la réalité, avec tous les problèmes qui ont vraiment influencés les résultats. Si on constate que lors des dix occasions précédentes, la tâche a été complétée en dix jours, il est irréaliste de croire que cette fois-ci nous allons la terminer en deux jours. Cela relèverait de la pensée magique.

Un autre élément découvert lors des études a été que les gens qui ne font pas partie du projet ou n’ont pas à compléter la tâche seront beaucoup plus corrects et précis dans leur estimation de la durée que les planificateurs qui connaissent tous les détails.

Donc, si nous avons à prédire la durée d’une tâche ou d’un projet, mieux vaut demander à ceux qui ont complétés des choses similaires ou regarder objectivement notre performance passée dans le même domaine.

Nous allons probablement arriver à une réponse qui nous semblera beaucoup trop longue et nous penserons inévitablement que les circonstances particulières de notre tâche amèneront une échéance tout à fait différente. Pourtant, réalistement et statistiquement, cette réponse est la plus plausible.

Personnellement, je ne suis pas de nature optimiste dans mes prévisions en général. J’ai tendance à allouer beaucoup de temps pour les imprévus et je considère toujours mes résultats passés pour prévoir mes performances futures.

Par contre, Tendre Moitié étant un optimiste incurable, est tout mon contraire. Il donne des estimations que je considère tout à fait farfelues et se rabat sur la fatalité des impondérables lorsque quelque chose survient.

Dans sa planification, il prévoit le plus souvent que tout ira super bien. Il ne s’alloue donc que rarement une marge de manoeuvre, ce qui l’amène à courir à la dernière minute lorsque le processus connaît des ratés.

Nous avons souvent des discussions à ce sujet car nos styles sont diamétralement opposés. À son honneur, il écoute et comprend mes observations et tente d’harmoniser nos visions, car cela est essentiel lorsque deux personnes travaillent ensemble comme nous le faisons.

Je ne veux pas briser non plus ce qui fait son charme, à savoir sa spontanéité, sa créativité et son optimisme, car ce sont des ingrédients de sa personnalité qui m’ont attirée à premier abord. J’ajoute donc mentalement un certaine marge d’erreur aux prévisions trop optimistes de ma Tendre Moitié et nous ne nous en portons pas plus mal.

 

Prévoir consiste à projeter dans l’avenir ce qu’on a perçu dans le passé.   –   Henri Bergson
L’habituel défaut de l’homme est de ne pas prévoir l’orage par beau temps.    –   Nicolas Machiavel

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